「原価管理をクラウドにしたい」「工事台帳をクラウドで見られるようにしたい」——そう考えて製品を調べ始めると、どれも「クラウド対応」と書いてあって違いが分かりにくいものです。実は、クラウドの原価管理には仕組みが3つあり、入力のしやすさも、必要なパソコンや回線も、仕組みごとに違います。この記事では、3つの仕組みの見分け方と、契約前に確かめておきたい6つのポイントを整理します。

「クラウドの原価管理」は仕組みで3つに分かれる

共通しているのは「データを事務所のサーバーではなく、インターネットの先に置く」ことだけです。画面をどこで動かすかによって、次の3つに分かれます。

	①ブラウザー型	②専用ソフト型	③クラウドサーバー型
使い方	ChromeやEdgeなどのブラウザーでログインして使う	パソコンに専用ソフトを入れ、データだけをクラウドに置く	クラウド上に借りたサーバーにソフトを入れ、リモートデスクトップで操作する
得意なこと	インストール不要。スマホやタブレットからも使える製品が多い	キーボード中心の速い入力、多い明細、細かい帳票印刷など、事務所での大量処理	これまで社内サーバーで使っていたソフトを、ほぼそのままの形で外に出せる
気をつけること	伝票を続けて大量に打つ作業や、帳票の細かい調整は製品によって差が大きい	使えるパソコン（OS）が決まっている。回線の速さや通信の設定に条件がある	クラウドサーバーの契約と設定が別に必要。サーバーの面倒を誰が見るかを決めておく
向いている会社	現場からの入力・閲覧が中心で、伝票の量はそれほど多くない	事務所で見積・発注・仕入・請求までまとめて入力し、サーバー管理はやめたい	利用するクラウド基盤を自社で選びたい、既存の運用を変えたくない

どれが優れているという話ではありません。「誰が・どこで・どれだけの量を入力するか」で合う仕組みが変わる、ということです。現場の職長がスマホで日報を上げるのが中心ならブラウザー型、事務員が月に何百枚もの仕入伝票を打つなら専用ソフト型のほうが、毎日の手間は少なくなります。製品ページの「動作環境」を見れば、どの仕組みかはすぐに判別できます。

クラウドにして「変わること」と「変わらないこと」

クラウド化で期待しすぎて失敗しないために、先に線を引いておきます。

変わること（置き場所と運用）	変わらないこと（原価管理の中身）
・事務所にサーバーを置かなくてよくなる ・バックアップを自分で取らなくてよくなる ・本社以外の拠点や自宅からも同じデータを使える ・法改正などのプログラム更新を自分で入れなくてよくなる ・費用が「購入」から「年ごとの利用料」になる	・実行予算をどの単位（工種別・発注先別）で組むか ・発注や仕入を誰がいつ入力するか ・発注残を含めた予算残高が見えるか ・消費税を正しく計算でき、会計ソフトと数字が合うか ・自社の請求書や注文書の書式で出せるか

右の列は、クラウドかどうかではなく、そのソフトの原価管理機能がどこまで作り込まれているかで決まります。クラウドであることを理由に選んだ結果、工種別の予算が組めない、税額が会計と合わず二重入力が残る——では本末転倒です。中身の見極め方は建設業の原価管理ソフトの選び方｜失敗しない8つの確認ポイントで解説しています。この記事では左の列、つまりクラウドならではの確認点に絞って進めます。

社内サーバーを続けると発生する「見えない仕事」

社内にサーバーを置く方式（オンプレミス）は、ソフトを買ってしまえば安く見えます。しかし実際には、ソフト以外に次のような仕事と費用がついて回ります。

• サーバー機の入れ替え：一般に5年前後で更新時期が来ます。機器代に加えて、ソフトの入れ直しとデータの引っ越し作業が発生します。しかも最近は、メモリーなど部品の値上がりを受けてサーバー機の価格が上がっています。「前回と同じ予算」では同等の機種に入れ替えられないことも珍しくありません
• サーバーOSのサポート期限：期限が切れたOSを使い続けるのは、セキュリティの面で大きなリスクです
• バックアップの確認：取っている「つもり」で、いざというとき戻せなかったという例は珍しくありません
• 故障・停電・災害：事務所のサーバーが止まれば、復旧するまで見積も請求も出せません
• 拠点や在宅からの接続：VPNなどの仕組みを別に用意し、維持する必要があります

多くの中小建設会社では、これを「パソコンに詳しい社員」が本業の合間に引き受けています。その人が退職したり、長く休んだりしたときに初めて問題が表に出ます。

契約前に確かめたい｜クラウドならではの6つのポイント

①データはどこに、どんな状態で保管されるか

見積や原価は、会社の利益そのものが分かる情報です。「クラウドだから安全」で済ませず、データセンターの場所（国内か）、保管時に暗号化されているか、通信が暗号化されているか、複製が取られているかを資料で確認します。第三者の認定を受けているかも、判断材料になります。

②間違えたとき、どこまで戻せるか

バックアップが役に立つのは、機械の故障よりも操作ミスのほうが多いものです。伝票をまとめて消してしまった、締処理を間違えた——そのときに「いつの時点まで戻せるのか」「戻すには誰に頼むのか」を先に聞いておきます。

③ユーザー数の数え方

料金表の「5ユーザー」が、登録した人数（ID数）なのか、同時に使う人数なのかで、必要な契約数は大きく変わります。事務員3人が常時使い、社長と工事部長がたまに見る会社なら、ID数で数える製品は5、同時利用で数える製品は3〜4で足ります。見積を取る前に必ず確認してください。

④自社の回線とパソコンで、実用になる速さが出るか

クラウドの使い心地は、ソフトよりも自社の回線に左右されます。デモ会場では速くても、事務所の回線が遅ければ毎日の入力がストレスになります。また、会社のルーターやセキュリティ機器の設定によっては、必要な通信が止められていてつながらないこともあります。無料お試しは、機能を見るだけでなく「自社の事務所・自社のパソコンでつないでみる」ために使ってください。モバイル回線で使う予定があるなら、その回線でも試します。

⑤今のデータと帳票を持っていけるか

得意先・仕入先・工種などのマスターや、進行中の工事のデータをどうやって移すかを確認します。あわせて、今エクセルで作っている請求書や注文書の書式を使い続けられるかも大事です。得意先に出す書類の見た目が変わると、思わぬところで手間が増えます。

⑥契約の単位と、やめるときのデータの扱い

クラウドは「使う権利」の契約です。契約の単位（月・年）、途中で人数を増やすときの費用、更新しなかった場合にデータを見られるかを、契約前に確認します。建設業では完成後も過去の工事を参照することが多いので、やめるときに何をどう残せるかまで聞いておくと安心です。

レッツ原価管理Go2クラウドの場合

当社の「レッツ原価管理Go2クラウド」は、3つの仕組みのうち②専用ソフト型です。パソコンに入れた専用ソフトで操作し、データはクラウド（Microsoft Azure）に保管します。見積から発注・仕入・出面・請求・入金まで、レッツ原価管理Go2に備わっている機能がすべて使えます。6つのポイントに当てはめると次のとおりです。

確認ポイント	レッツ原価管理Go2クラウドの場合
①データの保管	Microsoft Azureの東日本リージョンのデータセンターで運用。データはAES暗号化方式で保管し、複数の場所に複製します。24時間365日の監視体制で、「ASP・SaaSの安全・信頼性に係る情報開示認定制度」の認定を取得しています
②どこまで戻せるか	万が一のデータ不具合や操作ミスによるデータ損失のときは、前日（1世代前）のデータに戻すことができます
③ユーザー数の数え方	同時に利用する人数で数えます。インストールする台数に制限はありません。契約後にユーザー数を増やすこともできます
④回線・パソコン	Windows 11（64ビット版）のパソコンで利用します。回線は光回線（100Mbps）以上を推奨し、実測で10Mbpsを下回る環境では動作しません。インターネット接続でTCP1433ポートが開いている必要があります。速度確認用の体験環境をご用意できます
⑤データ・帳票	従来のExcel請求書などもクラウド版から出力し、加工できます。オンプレミス版をご利用中の方は現在オンプレミス版をご利用の方へのご案内をご覧ください
⑥契約とデータ	契約は1年単位（5年契約もあり）。利用料にはソフトウェア・サーバー利用料・保守サービスが含まれます。契約を更新しない場合はデータを閲覧できなくなります

サーバーの管理はすべてレッツが行うので、社内に専任の担当者は要りません。税法改正などがあったときも、プログラムは自動的に最新版になります。サービスの詳しい内容はサービス詳細、料金と動作環境はレッツ原価管理Go2クラウドの製品ページでご確認いただけます。

よくある質問

クラウドと社内サーバー、結局どちらが安いですか？

利用人数と、サーバー機にいくらかけているかで変わります。比べるときは5年間の総額で並べてください。社内サーバーはソフトの購入費・年間保守料に加えて、サーバー機の更新、バックアップ機器、設定作業の費用がかかります。サーバー機は最近値上がりしているので、更新費用は今の見積で確かめてください。クラウドは初期費用と年間利用料です。金額に表れない「サーバーの面倒を見る社員の時間」も、判断に入れることをおすすめします。

スマホやタブレットでも使えますか？

仕組みによります。ブラウザー型はスマホ対応の製品が多く、専用ソフト型は対応するパソコンが決まっています。レッツ原価管理Go2クラウドはWindows 11のパソコンで使う製品です。事務所での入力はパソコン、現場からの報告はスマホと役割を分けて考えると、製品を選びやすくなります。現場からの日報には、別製品のレッツ現場日報forWebをご用意しています。

インターネットが止まったら使えなくなりますか？

はい、クラウドはどの仕組みでも、インターネットにつながらない間は使えません。請求書の発行日など止められない日に備えて、予備の回線（スマホのテザリングなど）でも動くかをお試し期間に確認しておくと安心です。製品ごとに必要な回線速度が決まっているので、あわせて確認してください。

エクセルの工事台帳から、いきなりクラウドに移れますか？

移れます。ただし、過去の工事を全部入れ直そうとすると挫折しがちです。マスター（得意先・仕入先・工種）を整えて、これから始まる工事と進行中の工事から入力を始めるのが現実的です。完成済みの工事はエクセルのまま保管し、必要なときに見られるようにしておけば足ります。エクセルでの管理に限界を感じる場面については工事台帳とは？エクセル無料テンプレートと書き方でも触れています。

複数の会社のデータを1つの契約で管理できますか？

製品によって扱いが違うので、グループ会社がある場合は確認が必要です。レッツ原価管理Go2クラウドでは、1契約で2社までの会社データを管理できます（3社目以降は別途料金）。

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まとめ

原価管理や工事台帳のクラウド化は、「クラウド対応」の一言で選ばず、①ブラウザー型　②専用ソフト型　③クラウドサーバー型のどの仕組みかを見分けるところから始めます。そのうえで、データの保管、戻せる範囲、ユーザー数の数え方、自社の回線での速さ、データと帳票の移行、契約とやめるときの扱いの6つを契約前に確かめてください。クラウドで変わるのは置き場所と運用で、原価管理の中身はソフトの作り込みで決まります。両方を、無料お試しの期間に自社の環境で確かめるのが一番確実です。