製品コンセプト

1:「全体最適」が一番大事

社長さん

君んところの原価管理ソフトとやらはどんな特長があるんだね?

レッツくん

まず初めにお話ししたいのは「全体最適が一番大事」ということです。
耳慣れない言葉を使って申し訳ありませんが、これからかみくだいてご説明いたします。

社長さん

「全体最適」というのは、一部が良くても一部が悪ければ結果が出ないということじゃないか。トヨタさんの研修会で聞いたことがあるぞ。

レッツくん

さすが社長さん、まさにそのとおりです。
流れ作業を例にすれば、ラインの中にとても能率良い人がいても、他が能率悪ければ、できあがり時間は能率の悪い人に従い、能率良い人には手待ちというムダが生じるだけになります。

ですから、あらゆる仕事においてめざすべきは「個々の能率」ではなく「全体の能率」ということになります。そのことを「全体最適」と言っています。

社長さん

そこまではよくわかる。
それで、おたくの製品とその話がどう結びつくんじゃい?

レッツくん

社長さん、私たちはお客様の「全体最適」のお手伝いをしたいと思っているんです。そして私たちの製品はそのコンセプトで設計されたものなんです。
私たちの製品がめざすのは「データの一元管理」による「仕事全体の整流化」ということです。その結果として「全体最適」が生じるのです。

それを実現するために私たちが製品に込めた大事な要素があります。
「わかりやすさ」「使いやすさ」「柔軟さ」「親密さ」の四つです。順にご説明していきましょう。

社長さん

この製品はこんなこと、あんなことができますよ!と、自慢しないで遠回りなことを言うのは君が初めてじゃよ。会社の基幹となる事柄だし、お金もかかることでもある。さて、じっくり聞かせてもらおうか?

2:「どの部門でもわかりやすい」ことが大事

レッツくん

それでははじめに「わかりやすさ」からはじめます。
多くの場合、製品選択には主に現場部門の管理者の方があたられます。
その際の判断基準は、極端にいえばこうではないでしょうか?
「専門機能がきちんとかつ豊富にあればいい」
「私(専門担当)がわかればいい」

社長さん

そりゃーそうじゃよ。やはり使う部門の意見が一番じゃ。
何か違うっていうのかい?

レッツくん

いいえ、積算ソフトとかCADソフトとか特定部門だけでしか使わないソフトならそのとおりです。
しかし、私どもの製品は名前こそ「原価管理」ですが、見積りから経理関連まで様々な部門で使える機能がありますし、多くの部門で利用していただくと一層効果を発揮する製品なのです。ですから仕事内容が異なる部門でも違和感なく使える共通の「わかりやすさ」が必要なのです。

社長さん

それはよくわかる。様々な部門で使えるからこそデータの一元化ということになるんじゃな。でもどの会社の製品もその考えは同じじゃないのかい?

レッツくん

いいえ、各社ごとに考え方も仕様も異なるんです。
多くの原価管理ソフトといわれるものは、積算データをもとにした現場部門の実行予算管理に特化しているために、工事部門でしか使えない仕様となっている製品が多いのです。

これは全社的なシステム化の観点から見るとデメリットになる可能性があるんです。
これに対して私どもの製品は、現場系の実行予算管理も経理事務系の仕入販売管理も同等のウェイトでつくられておりますから、会社のどの部門でも一緒に使える仕様となっているんです。
このことは、私どもの製品が全社的な基幹システムになりうるというメリットを生じさせているのです。

社長さん

なるほど、君の言いたいことは、様々な部門に対する親和性というかわかりやすさこそ、全社的なシステムとしてもっとも大事なことだよということじゃな。
それに今やどこの会社でも新しい分野の仕事を加えてきてるから、全社的に使えるメリットはますます増えていくことだろう。フムフム。。。

レッツくん

ご理解いただきありがとうございます。会社全体としてわかりやすい、ということが二次的なことではなく、システム導入でもっとも大切なことと私たちは考えてきました。今後も、特定部門の専門性を保ちつつ、どの部門にもわかりやすく、誰にもやさしい製品にしていきたいと思っているんです。

社長さん

さて、わかりやすさの工夫について具体的に何か話してくれんかな?

3:証憑に近い画面だからわかりやすい

レッツくん

わかりました。例として、入力画面の基本的デザインについてお話ししましょう。
さて、多くの会社で入力を担当されるのは女性の事務員さんです。
担当される方々が日常業務で日々見慣れているのは納品書や請求書などの証憑です。私どもの製品は、画面をそれら証憑に近いイメージでデザインしました。

注:証憑(しょうひょう)とは、納品書や請求書など取引の事実を示す証拠資料のことで、会計処理をする際の仕訳のもとになるもの

社長さん

証憑をイメージした画面が、そんなに効果的なものかな?

レッツくん

とても効果的なのです。証憑というのは画面のわかりやすさだけでなくシステム全体に関係するものです。
証憑は、最終的に決算書へと続く仕事という川を流れる水そのものといえます。
つまり証憑こそが会社を流れるデータそのものであり、システム化すべき対象であります。

これら証憑は様々な部門で取り扱われますから、いわば全社共通データといえますね。そして事務作業のほとんどは証憑の入力作業です。
ですから証憑を基にした画面構成にすると全社的な共通性を持つことができるし、だれもが入力すべきことを直感的に理解しやすいのです。

社長さん

なるほど、証憑=データか。シンプルな画面だなと感じていたが、けっこう奥深き考えがあったんじゃな。「わかりやすさ」が重要なわけはなんとか分かった。
次は「使いやすさ」じゃな?

4:複式簿記を使わないから誰でも入力できる

レッツくん

「使いやすさ」ということは、入力の仕方など操作系だけで考えてしまいがちなんですが、私がまずお話ししたいのは、もっと根本的な製品のしくみについてなんです。それはこの製品が「複式簿記を使わないで入力する方式」であるということです。

社長さん

なになに?複式簿記は経理の話じゃろう。経理のソフトとおたくのソフトは別なもんだから当たり前のことじゃないのかい?

レッツくん

そこがポイントなんです社長さん。そもそも社長さんの会社では何のためにパソコンを入れて事務員さんが日々いろんな伝票を入力しておられるんですか?

社長さん

それは・・・請求もしなくちゃ、支払いもしなくちゃ、つまりはきちんと利益をだせるように、日々の業務を正確に迅速にこなしておるんじゃ。ちぢめていえば良き経営のために良き決算書にしていくためとも言えるかな?

レッツくん

そのとおりだと私も思います。どのような部門のどんな仕事であれ、すべて証憑を経由して仕訳として決算書に集計されていく、だからすべての仕事は経理に通づる、これこそが会社全体を流れるしごとの川です。

社長さん

う~ん、すべての仕事は経理に通ずか。
そうすると部門毎に特殊と思っていたことも、実は経理の流れへと合流していくわけじゃな。続きを聞こう。

レッツくん

複式簿記を使う経理はベテラン経理事務員さんでないとできません。
そのため、原価に関する伝票は現場系の事務員さんがExcelで入力し、経理でまた同じものを会計ソフトで入力、というように、あらゆるところで二度打ち、三度打ちが行われているんです。

もし、現場で入力した伝票がそのまま経理のデータになり得るならどうでしょう?
データは一元管理となり入力のしごとは大幅に減少し、その分をもっと有益な仕事に使えることになるでしょう。私どもの製品は複式簿記を使わずに入力したデータを自動的に複式データとして処理できる、だから誰でも入力できるんです。

社長さん

な~るほど。経理は翌月にならないと資料が出せないとか言ってたけど、この流れができればデータの停滞もなくなり、素早く業績も見ることができるようになるじゃろう。コンサルタントは常々言ってたな。「結果の管理」と「過程の管理」、「財務会計」と「管理会計」、これらは経営管理の両輪ですよって。
これらがしっかり連携できてチームワークが発揮されることになるんじゃな。
特定部門だけで役立つソフトじゃなくて、会社全体つまり私に役立つソフトといえそうだね。

5:リレー機能が二度打ちをなくす

レッツくん

ありがとうございます。
続いて「操作性」について使いやすさの例をお話しします。
工夫はたくさんありますが、今日は「二度打ちをなくす」というコンセプトについてだけお話します。

社長さん

確かに、あれもこれもいっぱい話されてはわしの身も持たんからな。話すのは重要な点だけでいい。詳しく知るときは担当者に触らせてみるのでな。

レッツくん

それでは「リレー機能」についてお話しいたします。
さて、データの整流化とは会社全体のデータがよどむことなくスムーズに流れていくしくみの構築をいいます。当然そのしくみを担う製品も、製品自体にスムーズに流れる構造がなければなりません。

私どもの製品は、見積書、発注書、仕入伝票・・・などすべての伝票がリレー機能、つまり一度入力したデータをそのまま別な伝票に渡せる機能を備えています。
リレー機能は、会社全体で見ると大きな効率化につながるんです。

社長さん

なるほど、あえて単体機能の操作性より製品全体にかかわる操作性を説明したわけじゃな。全体最適ということを聞いていたから君の考えがよく理解できるよ。
さて、次は何だっけ?

6:どの機能からでも自由に使える

レッツくん

次は「柔軟さ」についてお話しさせていただきます。
最大の「柔軟さ」はどの機能からでも自由に使えるということです。
部門毎、個人毎に使いたい機能だけを、どこからでも任意に自由に使っていいのです。それでもデータは自動的に一元管理になるのです。

たとえば工事部門では見積書と工事登録だけを使うとか、経理部門では仕入伝票だけを使うとか、販売部門では売上伝票だけを使うとか、全く自由になんの制約もないのです。でも誰かが入力したデータはすべて一つのデータベースに格納され、共通データになります。

他社の製品では、見積や発注から始めないと次に進めないといった製品が多く、最初は機能がたくさんあっていいな、と思っても実際にはその製品の要求するステップについて行けず、宝の持ち腐れになるケースも多いのです。

社長さん

そうなんじゃ、わしもそれに懲りてるから今回は慎重なんじゃよ。以前は理想が高すぎたといえるかもしれんが、仕様上要求される管理があまりにも細かすぎて従業員がついていけなかったんじゃ。かといって機能が不足じゃ困るしな・・
でも君んところの製品なら、そもそも発想が違うようでこれなら使えそうと感じるよ。機能重視より効果重視というコンセプトが強い。それが以前の私たちに不足だったかもしれない。

7:お客様一人一人のメリットを追求

レッツくん

最後にもっともご理解いただきたいことをお話しいたします。
それは、私どもの製品を活かすためには、お客様と私たちの間に「豊かなコミュニケーション」つまり「親密さ」を持続することが必要だということです。

私たちはお客様に「製品」を販売しようとは思っておりません。
私たちはお客様に「製品のメリット」それも「お客様一人一人のメリット」を提供していきたいと思っています。その「お客様一人一人のメリット」とは多様で、かつ時間とともに変容していくものであります。

社長さん

そりゃ~そうだよ。でも誰でも同じことを言うからな。もっとわしを説得してみてくれ。

レッツくん

私たちにはそれを実現するしくみがあるので自信を持って言えるのです。
さらにそのしくみは「お客様一人一人のニーズ」に応え続けようというコンセプトなのです。つまり、お客様は同じ業種であっても一社一社、ニーズが異なるという視点に立って考えています。

個々の製品は「Let’s Go Together」というお客様とのコミュニケーションサイトと常にリンクしています。その中で様々なやりとりや企画が日々休みなく進行し、お客様の意見や要望をもとにした相互理解と製品改良が行われています。

一人一人のニーズに合わせようとする考え方は、このサイトにある「個適隊」というコーナーをご覧いただければ具体的にご理解いただけるでしょう。

8:継続して創りあげていくもの

社長さん

なるほど、わしは君が「営業マン」じゃなくて「相談相手」のように思えてきたよ。

レッツくん

ビジネスマンとして実に冥利に尽きるお言葉です!ありがとうございます。
私も社長さんとこのような機会をきっかけに、互いに理解を深めたり、教えられたり、そして笑顔を見せていただける。これが仕事そのものの価値なんだな~とつくづく感じています。

実は、レッツという会社名には「Let’s Go Together!」「お客様とともに進み、お客様とともに喜び合いたい」という思いが込めてあるんです。私たちがもっとも大事にするこの思いは、レッツという会社そのものとレッツの製品にしっかりと込められております。

社長さん

我々は今までシステム化のために「製品単体の機能」だけしか頭になかった。しかし今日は大事なことを二つ学んだよ。
ひとつは、会社全体としての目的は何かを良く考え「全体最適」につなげること。
もうひとつは、システム化とは「継続して創りあげていくもの」という認識を持つこと。

そのために、製品より先に「パートナーたりうる会社か?」を問わなくてはならないということじゃ。

9:多様な業種にGo!が効く!

レッツくん

今日は本当にありがとうございました。ぜひ積極的なご検討よろしくお願いいたします。

社長さん

ああ、分かったよ。今日はお疲れさまでした。
さて、これからどこか行くのかい?

レッツくん

はい、この近くで広告デザイン業をしている会社さんから引き合いがあったのでお邪魔しようと思っています。

社長さん

なになに、レッツ原価管理Go!は建設業だけのソフトじゃないのか?

レッツくん

はい、個別原価管理が必要なあらゆる業種に合うんです。
たとえば、製造業、造船業、コンサルタント業、冠婚葬祭業、デザイン業、印刷業などいっぱいありますよ。業種に合わせて項目名称を自由に変更できる機能も付いてるんです。

社長さん

そうかちょうどいい。わしの関連会社にも紹介してあげよう。

レッツくん

ありがとうございます!